Բլոգի մանրամասներ

Ավտոմատացումը արժեք է ստեղծում այն պահին, երբ դադարում է լինել գաղափար և սկսում է աշխատել որպես վստահելի գործընկեր։ Բիզնեսների մեծ մասում լավագույն հնարավորությունները թաքնված են ամենօրյա կրկնվող շփումներում՝ WhatsApp-ում, Instagram-ում, Telegram-ում, Facebook Messenger-ում և վեբ չաթում։ Հաճախորդները տալիս են նույն հարցերը, խնդրում են նույն գործողությունները, ուզում են նույն ամրագրումները փոխել և գնումների ընթացքում անցնում են նույն ուղին։ Այդ օրինաչափություններն էլ ձեր use case-երն են։

Այս ուղեցույցը կենտրոնանում է իրական սցենարների վրա և տալիս է հստակ աշխատանքային հոսքեր, որոնք կարող եք ներդնել քայլ առ քայլ։ Նպատակը պրակտիկ է՝ նվազեցնել ձեռքով աշխատանքը, արագացնել արձագանքը և արդյունքները դարձնել չափելի։ Օրինակներում բնականորեն կնշվի Staffono.ai (https://staffono.ai) հարթակը, որը տրամադրում է 24/7 աշխատող AI աշխատակիցներ բազմաալիք հաղորդագրությունների համար և օգնում է ավտոմատացնել հաղորդակցությունը, ամրագրումները և վաճառքը՝ ինտեգրվելով ձեր գործող գործիքներին։

Ինչպես ընտրել ճիշտ սցենարները (մինչ որևէ բան կառուցելը)

Մինչ ավտոմատացնելը ընտրեք այն use case-երը, որոնք ունեն երկու հատկանիշ՝ հաճախ են կրկնվում և ունեն հստակ վերջնական արդյունք։ Լավ վերջնարդյունք է, օրինակ՝ «ամրագրումը հաստատված է», «լիդը որակավորված է», «հաշիվը ուղարկված է», «թիքեթը լուծված է»։ Խուսափեք ավտոմատացնելուց այն շփումները, որոնք պահանջում են խոր դատողություն, մինչև հիմքը աշխատի կայուն։

Արագ ընտրության ստուգաթերթիկ

• Ծավալ: շաբաթական առնվազն 10-20 նմանատիպ հարցում։
• Կրկնելիություն: ամեն անգամ պետք են նույն տվյալները (անուն, ամսաթիվ, պատվերի համար, վայր, բյուջե)։
• Ժամանակի արժեք: յուրաքանչյուր հարցումը վերջից վերջ տևում է 2-3 րոպեից ավելի։
• Ռիսկ: ցածր համապատասխանության ռիսկ, կամ հնարավոր է ավելացնել հաստատումներ զգայուն քայլերի համար։
• Չափելիություն: հնարավոր է հետևել կոնվերսիային, լուծման ժամանակին, no-show-ին կամ CSAT-ին։

Երբ ունենաք 3-5 թեկնածու, քարտեզագրեք դրանք հաղորդագրությունից մինչև արդյունք։ Դուք ավտոմատացնում եք ոչ թե չաթը, այլ չաթից սկսվող բիզնես գործընթացը։

Աշխատանքային հոսքի կառուցվածք, որը կկրկնեք յուրաքանչյուր սցենարի համար

Հաղորդագրություններով առաջնորդվող սցենարների մեծ մասը ունի նույն կառուցվածքը։ Եթե ստանդարտացնեք այս կառուցվածքը, ավելի արագ կկառուցեք և ավելի հեշտ կսպասարկեք։

• Թրիգեր: նոր հաղորդագրություն կամ մտադրության հայտնաբերում։
• Հավաքագրում: անհրաժեշտ դաշտերի հավաքում (կառուցված տվյալներ)։
• Վավերացում: առկայության, կանոնի կամ կարգավիճակի ստուգում։
• Որոշում: ուղղորդում, որակավորում կամ հաջորդ քայլի ընտրություն։
• Կատարում: ամրագրում, CRM-ի թարմացում, վերադարձի հարցում, հղման ուղարկում։
• Հաստատում: ամփոփում և հաջորդ քայլերի ուղարկում հաճախորդին։
• Ապահով ելք: փոխանցում մարդուն, երբ վստահությունը ցածր է կամ կան բացառություններ։

Staffono.ai-ի նման հարթակները օգտակար են, որովհետև համատեղում են խոսակցությունը և օպերացիոն կատարումը, որպեսզի գործընթացը չավարտվի «պատասխանեցինք»-ով, այլ ավարտվի իրական արդյունքով՝ օրինակ հաստատված այցելությամբ կամ գրանցված հարցումով։

Use case 1. Լիդերի ակնթարթային որակավորում և առանց խոչընդոտի փոխանցում

Սցենար: Դուք ստանում եք հաղորդագրություններ՝ «Գինը ինչքա՞ն է» կամ «Մեր տարածքում աշխատո՞ւմ եք» Instagram-ում և WhatsApp-ում։ Թիմը ուշ է պատասխանում, շատ հարցեր է տալիս կամ մոռանում է follow-up-ը, և լիդերը սառչում են։

Քայլ առ քայլ ներդրում

• Սահմանեք որակավորման դաշտերը: ծառայություն, տեղանք, ժամկետ, բյուջեի միջակայք, նախընտրելի կապի ձև։
• Կառուցեք կարճ հարցաշար: մեկ հարց մի հաղորդագրության մեջ, հնարավորության դեպքում արագ ընտրություններով։
• Գնահատեք լիդը: օրինակ՝ տեղանքի համապատասխանություն (այո/ոչ), շտապություն (0-2), բյուջե (0-2), հետաքրքրություն (0-2)։
• Ուղղորդեք: «թեժ» լիդերին անմիջապես առաջարկեք ամրագրման հղում կամ վաճառքի մասնագետի փոխանցում, «տաք» լիդերին ուղարկեք օգտակար նյութ, իսկ չհամապատասխանողներին տրամադրեք քաղաքավարի այլընտրանք։
• Գրանցեք CRM-ում: պահեք դաշտերը, միավորը և խոսակցության ամփոփումը։
• Follow-up ժամանակաչափ: եթե պատասխան չկա 2 ժամում, ուղարկեք նուրբ հիշեցում, ապա հաջորդ օրը վերջին ստուգումը։

Ինչ չափել: առաջին արձագանքի ժամանակ, լիդից հանդիպման կոնվերսիա, որակավորման միջին ժամանակ։

Ինչպես է օգնում Staffono.ai-ը: Staffono.ai-ը կարող է դառնալ մշտապես հասանելի առաջին գիծը, որը բազմաալիք հավաքում է տվյալները, որակավորում է լիդերին և մարդուն փոխանցում միայն այն պահին, երբ լիդը պատրաստ է։

Use case 2. Ամրագրում և վերաամրագրում, որը նվազեցնում է no-show-ը

Սցենար: Հաճախորդները գրում են «Կարո՞ղ եմ ամրագրել վաղը» կամ «Պետք է տեղափոխեմ իմ ժամադրությունը»։ Աշխատակիցները ձեռքով են ստուգում օրացույցը, հաստատում, հետո զբաղվում են չեկածների հետ։

Քայլ առ քայլ ներդրում

• Հավաքեք սահմանափակումները: ծառայության տեսակ, նախընտրելի օրերի միջակայք, տեղանք, և իրավասության կանոններ։
• Ստուգեք հասանելիությունը: միացրեք օրացույցին կամ booking համակարգին և ստացեք ազատ ժամանակները։
• Առաջարկեք տարբերակներ: ներկայացրեք 3-5 ժամ՝ հաճախորդի ժամային գոտով։
• Հաստատեք տվյալները: անուն, հեռախոս, էլ. փոստ և անհրաժեշտ intake հարցեր։
• Ստեղծեք ամրագրում: գրանցեք օրացույցում և ուղարկեք հաստատման հաղորդագրություն։
• Հիշեցումներ: ավտոմատ ուղարկեք 24 ժամ և 2 ժամ առաջ, ինչպես նաև «ուշանո՞ւմ եք» տարբերակ։
• Վերաամրագրում: թույլ տվեք վերաամրագրել մեկ բառով, օրինակ «վերաամրագրել», հետո կրկնեք ժամերի ընտրությունը։

Ինչ չափել: ամրագրման ավարտման տոկոս, no-show տոկոս, հաստատման միջին ժամանակ։

Ինչպես է օգնում Staffono.ai-ը: Քանի որ Staffono.ai-ը կառուցված է հաղորդակցություն և ամրագրումներ վարելու համար, այն կարող է կառավարել ամբողջ ցիկլը չաթում՝ ներառյալ վերաամրագրումները և հիշեցումները, իսկ բացառությունները փոխանցել թիմին։

Use case 3. Պատվերի կարգավիճակ և առաքման թարմացումներ առանց մարդկային թիքեթների

Սցենար: E-commerce և լոգիստիկայի թիմերը ծանրաբեռնվում են «Ո՞ւր է իմ պատվերը» հաղորդագրություններից։ Հաճախորդին պետք է հստակություն, ոչ թե ընդհանուր ներողություն։

Քայլ առ քայլ ներդրում

• Նույնականացրեք պատվերը: խնդրեք պատվերի համար, հեռախոս կամ էլ. փոստ, ապա հաստատեք։
• Ստացեք կարգավիճակ: քաշեք տվյալները ERP-ից, Shopify-ից կամ փոխադրողի tracking-ից։
• Թարգմանեք պարզ լեզվով: «վերցվել է», «ճանապարհին է», «առաքման փուլում է», նշելով ETA-ն և վերջին սկանը։
• Բացառությունների մշակում: ուշացում, անհաջող առաքում, հասցեի փոփոխություն, վնասված ապրանք։
• Թիքեթ ստեղծեք միայն անհրաժեշտության դեպքում: եթե բացառություն կա, բացեք թիքեթ և տվեք գործի համարը։
• Պրոակտիվ հաղորդագրություններ: ուշացման դրոշի դեպքում գրեք հաճախորդին դեռևս մինչ նա կգրի ձեզ։

Ինչ չափել: թիքեթների նվազեցում (deflection), կրկնակի դիմումների տոկոս, թարմացումից հետո բավարարվածություն։

Ինչպես է օգնում Staffono.ai-ը: Staffono.ai-ը կարող է 24/7 պատասխանել պատվերի կարգավիճակի հարցումներին և փոխանցել մարդուն միայն այն դեպքում, երբ կա իրական խնդիր, որը պահանջում է միջամտություն։

Use case 4. B2B գնառաջարկներ, որոնք չաթը դարձնում են մաքուր առաջարկ

Սցենար: Գնառաջարկի հարցումները հաճախ գալիս են թերի տվյալներով, և թիմը ժամանակ է կորցնում պահանջներ հավաքելու ու նույն տեքստերը վերագրելու վրա։

Քայլ առ քայլ ներդրում

• Կազմեք պահանջների checklist: քանակ, տեխնիկական պարամետրեր, առաքման ամսաթիվ, տեղանք, համապատասխանության պահանջներ։
• Տվյալները հավաքեք աստիճանաբար: սկսեք ընդհանուրից, ապա մանրացրեք ըստ պատասխանի։
• Ստուգեք իրագործելիությունը: պահեստ, արտադրական հզորություն կամ ծառայության ծածկույթ։
• Ստեղծեք quote-ի սևագիր: պատրաստեք կառուցված ամփոփում, որպեսզի վաճառքի պատասխանատուն հաստատի։
• Ուղարկեք առաջարկը: PDF կամ ձևաչափված հաղորդագրություն՝ պայմաններով և հաջորդ քայլերով։
• Follow-up հաջորդականություն: եթե պատասխան չկա, ուղարկեք հիշեցում մեկ հարցով՝ «պետք է փոխե՞մ ծավալը կամ ժամկետը»։

Ինչ չափել: time-to-quote, առաջարկի ընդունման տոկոս, follow-up-ների քանակը մեկ գործարքի համար։

Ինչպես է օգնում Staffono.ai-ը: Staffono.ai-ը կարող է հավաքել պահանջները խոսակցության ընթացքում, դրանք վերածել ներքին պարզ brief-ի և գրանցել CRM-ում, որպեսզի վաճառքի թիմը կենտրոնանա փակման վրա։

Use case 5. Ներքին օպերացիոն հարցումներ, որոնք դադարում են խանգարել թիմին

Սցենար: Աշխատակիցները ներքին չաթերում տալիս են կրկնվող հարցեր՝ «Որտե՞ղ է վերջին գնացուցակը», «Ինչպե՞ս դիմել արձակուրդի համար», «Ինչպե՞ս է վերադարձի գործընթացը»։ Սա ընդհատում է ղեկավարներին և ստեղծում է տարբեր պատասխաններ։

Քայլ առ քայլ ներդրում

• Կենտրոնացրեք գիտելիքը: կանոններ, հղումներ, շաբլոններ և SOP-եր։
• Սահմանեք իրավունքներ: ինչ կարող է պատասխանվել բոլորին, իսկ ինչ միայն ղեկավարներին։
• Ստեղծեք հարցման ձևեր չաթում: արձակուրդ, ծախսերի փոխհատուցում, պահեստային հարցում։
• Հաստատման ուղղորդում: ուղարկեք ճիշտ ղեկավարին ամփոփումով և approve/deny տարբերակներով։
• Պահպանեք հետագիծ: հարցնող, ժամանակ, որոշում, նշումներ։

Ինչ չափել: ղեկավարների ընդհատումների նվազում, հաստատման արագություն, քաղաքականությունների պահպանում։

Ինչպես է օգնում Staffono.ai-ը: Չնայած Staffono.ai-ը հաճախ կիրառվում է հաճախորդների հետ շփման համար, նույն մոտեցումը արդյունավետ է նաև ներքին օպերացիաների համար, քանի որ կառուցվածքը նույնն է՝ հավաքել, ստուգել, ուղղորդել, հաստատել։

Խորհուրդներ, որոնք կանխում են ամենատարածված ձախողումները

Սկզբում գրեք բացառությունների կանոնները

Ավտոմատացումները սովորաբար կոտրվում են ոչ թե հիմնական սցենարում, այլ եզակի դեպքերում։ Նախապես որոշեք, թե երբ պետք է մարդը միանա՝ ցածր վստահություն, բարկացած տոն, վճարման վեճ, VIP հաճախորդ, կամ համապատասխանության բանալի բառեր։

Պահեք հաղորդագրությունները կարճ և հաստատեք տվյալները

Մեկ հարց մեկ հաղորդագրությունում, հետո ամփոփեք հավաքվածը և խնդրեք հաստատել։ Սա նվազեցնում է սխալները և կրկնակի աշխատանքը։

Չափեք ամեն քայլը

Հետևեք առնվազն՝ ավարտման տոկոսին, արդյունքի հասնելու ժամանակին, փոխանցումների տոկոսին և այն հարցին, որտեղ մարդիկ հաճախ կանգ են առնում։ Առանց չափման բարելավում չկա։

Ինչպես սկսել այս շաբաթ

Արագ արդյունքի համար ընտրեք մեկ workflow, որը անմիջապես ազդում է եկամտի վրա (լիդերի որակավորում կամ ամրագրում), և մեկ workflow, որը նվազեցնում է ծանրաբեռնվածությունը (պատվերի կարգավիճակ կամ FAQ)։ Սահմանեք հստակ վերջնարդյունք, փոխանցման կանոն և չափումներ առաջին իսկ օրվանից։

Եթե ցանկանում եք այս սցենարները գործարկել WhatsApp-ում, Instagram-ում, Telegram-ում, Facebook Messenger-ում և վեբ չաթում առանց թիմը մեծացնելու, Staffono.ai (https://staffono.ai) հարթակը նախատեսված է հենց դրա համար՝ տրամադրելով AI աշխատակիցներ, որոնք վարում են խոսակցությունը և կատարում օպերացիոն քայլերը։ Սկսեք մեկ use case-ից, ապացուցեք ազդեցությունը, ապա ընդլայնեք հաջորդ սցենարով նույն «հաղորդագրությունից մինչև ցուցանիշներ» կառուցվածքով։